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Choisir un logiciel pour une entreprise artisanale.

ou aperçu de l'environnement Informatique en Entreprise.

Nous allons nous consacrer, dans ce chapitre, aux petites structures, aux entreprises artisanales. Les solutions informatiques à apporter à une TPE ne doivent pas être des solutions calibrées pour des structures importantes.

La gestion informatique de votre entreprise ne doit pas être une source de contraintes supplémentaires pour vous, le logiciel doit s'intégrer naturellement à une organisation réfléchie de votre activité, il doit vous faire réellement gagner du temps.

Un piège qu'il faut savoir éviter, c'est l'informatisation à tout prix de l'ensemble de son activité. Certaines tâches doivent rester 'manuelles' sous peine d'entraîner une surcharge de travail non rentable.

Organisation de l'activité de l'entreprise.

L'organisation de l'activité d'une entreprise va dépendre de différents facteurs; les principaux sont:
L'activité de l'entreprise elle même.
La taille de l'entreprise.

Au commencement, il y eut l'organisation...

Quelque soit l'activité d'une entreprise, une organisation réfléchie et cohérente sera source de profits. Avant même de penser à une solution informatique, il faut se poser la question du "comment je travaille ?"

La magie des dossiers !

Non, il n'y a rien de magique à cela, une gestion cohérente de votre activité passe avant tout par un bon étiquetage de vos dossiers.

Un bon étiquetage, cela veut dire quoi ?

Un dossier doit être clairement identifié et se composer de sous ensembles permettant un classement plus précis des documents.

Voici un exemple de dossier commun à bon nombre d'entreprises, le dossier comptable.
Dans ce dossier vous trouverez entre autres :

  • Une pochette avec les factures fournisseurs dans laquelle vous trouverez :
    • Une sous-pochette avec les factures réglées
    • Une sous-pochette avec les factures à régler
    • Et un joli tampon rouge "comptabilisé" pour signifier la prise en compte des documents en comptabilité.
  • Une pochette avec les factures clients dans laquelle vous trouverez :
    • Une sous-pochette avec les factures réglées
    • Une sous-pochette avec les factures en attente de règlement (en distinguant les factures hors délais et les factures relancées)
    • Et un joli tampon rouge "comptabilisé" pour signifier la prise en compte des documents en comptabilité.
  • Une pochette avec vos relevés de comptes...
  • etc.

Ensuite, suivant votre activité, il vous faudra définir si vous gérez plutôt un dossier par client, dans le cas d'un service continu au client, ou alors, un dossier par chantier (ou par type de chantier).

De la méthode s'il vous plaît !

L'organisation de l'activité passe aussi par la méthode de travail, l'établissement d'un mode opératoire répondant au mieux à un problème posé.

Méthode, mode opératoire, mais encore??

Prenons l'exemple de produits (consommables, pièces détachées,...) que votre entreprise consomme régulièrement.
Comme vous êtes organisés, ces produits sont rangés sur un rayonnage, dans des boites identifiées.
La rupture de stock de certains produits peut être préjudiciable pour votre entreprise. Pour ces produits, il faut mettre en place une méthode d'alerte de stock mini.

Exemple de méthode : Une étiquette suspendue à la boite de rangement, avec un coté rouge "commande en cours" et un coté vert, comportant le nom de la pièce, le fournisseur et la quantité minimum en stock.
Lorsqu'une pièce est prise dans le stock, un comptage en dessous du seuil d'alerte doit entraîner une prise de commande et le retournement de l'étiquette pour indiquer la prise en compte du problème.

Il n'y a pas une et une seule bonne solution, plusieurs types d'organisations peuvent convenir à votre entreprise, l'important étant de respecter l'organisation choisie.

Lorsque l'organisation est cohérente sur le papier, il est temps de penser à une solution informatique.

La Facturation.

Factures et obligations.

Vos factures doivent comporter quelques mentions obligatoires :

  • le nom complet - raison sociale - et l’adresse de l’assujetti et de son client
  • Le numéro SIREN, RCS, structure juridique et capital social de assujetti
  • Pour les auto-entrepreneurs dispensés d'immatriculation, faire suivre le SIREN de la mention " Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM). "
  • le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti pour les ventes nationales
  • les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acquéreur pour les livraisons intracommunautaires
  • la date de délivrance de la facture (la date d’émission pour les factures transmises par voie électronique)
  • un numéro séquentiel identifiant la facture de façon unique (exemple 2013-001 pour la première facture de 2013, 2013-002 pour la deuxième, etc.)
  • la quantité et la nature des biens livrés ou l’étendue des services rendus
  • tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération
  • la date à laquelle la prestation de services ou la livraison de biens a été effectuée ; à défaut, on peut mentionner la date de versement d’acompte dans la mesure où cette date est déterminée et différente de la date d’émission de la facture
  • le montant de la TVA à payer et le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement
  • les conditions d'escompte (exemple: pas d'escompte en cas de paiement anticipé)
  • le taux d'interêt des pénalités qui sont exigibles en cas de retard de paiement
  • Depuis janvier 2013 : L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement, conformément à l'article 121-II de la loi n°2012-387 du 22 mars 2012. Cette indemnité est fixée par décret à 40 Euros. Décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012
  • Dans le cas d'un régime fiscal Micro-entreprise (franchise en base de TVA), vous ne facturez pas la TVA. Vos factures doivent alors porter la mention " T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI ".

Pour un complément d'informations, vous pouvez consulter les liens suivants :

Vous délivrez une facture à votre client et n'oubliez pas d'en garder un exemplaire papier pour vous.

Factures et Informatique

L'outil informatique ne doit pas simplement vous servir à éditer de 'belles' factures. Bien sûr que la présentation importe, mais il faut garder à l'esprit que la solution informatique utilisée doit avant tout vous faire gagner du temps.

L'avantage d'utiliser une solution informatique, par rapport à une solution manuscrite, réside principalement dans le fait que vous n'avez plus à saisir à nouveau une information que vous avez déjà saisie une fois; comme les mentions obligatoires, la description de votre produit ou service... Le passage de devis à facture peut également s'effectuer en quelques secondes.

texte à compléter...

La Comptabilité.

texte à compléter...

La Planification.

texte à compléter...

Logiciels en entreprise, 'classic' ou 'cloud computing'??

Tout d'abord, un logiciel c'est quoi?
Pour faire très simple: un logiciel c'est un programme, écrit par l'homme, compris par l'ordinateur et destiné à le domestiquer, dans le but de lui faire accomplir des tâches attendues.
Pour information, un progiciel est un ensemble de programmes qui traitent des données communes.

On peut différencier deux types de logiciels pour entreprises:

  • Le logiciel que vous allez installer sur votre ordinateur via une procédure d'installation.
  • Le logiciel qui sera accessible via le réseau Internet, c'est le 'Cloud Computing'.

Le logiciel installé sur votre ordinateur.

Cela correspond à la plus ancienne des techniques: vous vous procurez une version d'installation du logiciel (sur clé usb, sur disque ou en téléchargement) et vous lancez la procédure d'installation sur votre ordinateur. En achetant ce programme, vous optenez une 'licence' (un droit) qui vous autorise une installation sur un seul ordinateur (en général).
Il vous faut acheter d'autres licences si vous souhaitez l'installer sur d'autres ordinateurs.
Les données seront stockées sur le disque dur de l'ordinateur et accessibles qu'à partir de cet ordinateur. (Sauf en cas de mise en réseau avec d'autres postes).
Il est important d'effectuer des sauvegardes fréquentes de ses données car si le disque dur devait ne plus être accessible (limite d'âge atteinte, virus destructeur) vous perdriez toutes vos données numériques.
En cas de défaillance du programme, le problème est généralement résolu en effectuant:

  • Sauvegarde de l'ensemble des données sur support externe (clé usb...)
  • Désinstallation du programme
  • Réinstallation du programme
  • Remise en place des données sauvegardées

Si vous changez de version de système d'exploitation (windows xp, vista, 7, etc.), prenez garde à la compatibilité de votre logiciel. Vous pourrez être amenés à devoir acheter des mises à jour.

Le logiciel accessible via le réseau Internet, ou 'Cloud Computing'.

Ce modèle se répand de plus en plus avec la généralisation des lignes 'haut débit' (adsl,...) favorisant l'accès au réseau Internet.
En 'Cloud Computing', le logiciel est installé sur un serveur distant accessible grâce à un navigateur Internet (Firefox, Safari, Chrome, Opéra, Internet Explorer, Epiphany,...).
Il est impératif de disposer alors d'un accès Internet afin de pouvoir 'naviguer sur le web', sans cela, le logiciel ne sera pas utilisable depuis votre ordinateur.
Ce type de logiciel ne nécessite aucune installation, de plus, il est accessible de n'importe quel poste.
C'est le cas pour Progiciel Artisan.
L'offre associée à ces logiciels est généralement de type SaaS (Software as a Service) ou 'clé en main', avec mises à jour, stockage et sauvegardes de vos données, et connexion sécurisée assurant un transfert de vos données aprés cryptage.

Choisir le matériel informatique pour votre petite entreprise

Plus le budget alloué à l'achat du matériel informatique sera faible, plus le risque de tomber sur un produit désastreux sera grand.
Voici un exemple d'équipement pour un tout petit budget. Lire la suite...

texte à compléter...

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