Nous allons nous consacrer, dans ce chapitre, aux petites structures, aux entreprises artisanales. Les solutions informatiques à apporter à une TPE ne doivent pas être des solutions calibrées pour des structures importantes.
La gestion informatique de votre entreprise ne doit pas être une source de contraintes supplémentaires pour vous, le logiciel doit s'intégrer naturellement à une organisation réfléchie de votre activité, il doit vous faire réellement gagner du temps.
Un piège qu'il faut savoir éviter, c'est l'informatisation à tout prix de l'ensemble de son activité. Certaines tâches doivent rester 'manuelles' sous peine d'entraîner une surcharge de travail non rentable.
Quelque soit l'activité d'une entreprise, une organisation réfléchie et cohérente sera source de profits. Avant même de penser à une solution informatique, il faut se poser la question du "comment je travaille ?"
Non, il n'y a rien de magique à cela, une gestion cohérente de votre activité passe avant tout par un bon étiquetage de vos dossiers.
Un bon étiquetage, cela veut dire quoi ?
Un dossier doit être clairement identifié et se composer de sous ensembles permettant un classement plus précis des documents.
Voici un exemple de dossier commun à bon nombre d'entreprises, le dossier comptable.
Dans ce dossier vous trouverez entre autres :
Ensuite, suivant votre activité, il vous faudra définir si vous gérez plutôt un dossier par client, dans le cas d'un service continu au client, ou alors, un dossier par chantier (ou par type de chantier).
L'organisation de l'activité passe aussi par la méthode de travail, l'établissement d'un mode opératoire répondant au mieux à un problème posé.
Méthode, mode opératoire, mais encore??
Prenons l'exemple de produits (consommables, pièces détachées,...) que votre entreprise consomme régulièrement.
Comme vous êtes organisés, ces produits sont rangés sur un rayonnage, dans des boites identifiées.
La rupture de stock de certains produits peut être préjudiciable pour votre entreprise. Pour ces produits, il faut mettre en place une méthode d'alerte de stock mini.
Exemple de méthode : Une étiquette suspendue à la boite de rangement, avec un coté rouge "commande en cours" et un coté vert, comportant le nom de la pièce, le fournisseur et la quantité minimum en stock.
Lorsqu'une pièce est prise dans le stock, un comptage en dessous du seuil d'alerte doit entraîner une prise de commande et le retournement de l'étiquette pour indiquer la prise en compte du problème.
Il n'y a pas une et une seule bonne solution, plusieurs types d'organisations peuvent convenir à votre entreprise, l'important étant de respecter l'organisation choisie.
Lorsque l'organisation est cohérente sur le papier, il est temps de penser à une solution informatique.
Vos factures doivent comporter quelques mentions obligatoires :
Pour un complément d'informations, vous pouvez consulter les liens suivants :
Vous délivrez une facture à votre client et n'oubliez pas d'en garder un exemplaire papier pour vous.
L'outil informatique ne doit pas simplement vous servir à éditer de 'belles' factures. Bien sûr que la présentation importe, mais il faut garder à l'esprit que la solution informatique utilisée doit avant tout vous faire gagner du temps.
L'avantage d'utiliser une solution informatique, par rapport à une solution manuscrite, réside principalement dans le fait que vous n'avez plus à saisir à nouveau une information que vous avez déjà saisie une fois; comme les mentions obligatoires, la description de votre produit ou service... Le passage de devis à facture peut également s'effectuer en quelques secondes.
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On peut différencier deux types de logiciels pour entreprises:
Cela correspond à la plus ancienne des techniques: vous vous procurez une version d'installation du logiciel (sur clé usb, sur disque ou en téléchargement) et vous lancez la procédure d'installation sur votre ordinateur. En achetant ce programme, vous optenez une 'licence' (un droit) qui vous autorise une installation sur un seul ordinateur (en général).
Il vous faut acheter d'autres licences si vous souhaitez l'installer sur d'autres ordinateurs.
Les données seront stockées sur le disque dur de l'ordinateur et accessibles qu'à partir de cet ordinateur. (Sauf en cas de mise en réseau avec d'autres postes).
Il est important d'effectuer des sauvegardes fréquentes de ses données car si le disque dur devait ne plus être accessible (limite d'âge atteinte, virus destructeur) vous perdriez toutes vos données numériques.
En cas de défaillance du programme, le problème est généralement résolu en effectuant:
Si vous changez de version de système d'exploitation (windows xp, vista, 7, etc.), prenez garde à la compatibilité de votre logiciel. Vous pourrez être amenés à devoir acheter des mises à jour.
Ce modèle se répand de plus en plus avec la généralisation des lignes 'haut débit' (adsl,...) favorisant l'accès au réseau Internet.
En 'Cloud Computing', le logiciel est installé sur un serveur distant accessible grâce à un navigateur Internet (Firefox, Safari, Chrome, Opéra, Internet Explorer, Epiphany,...).
Il est impératif de disposer alors d'un accès Internet afin de pouvoir 'naviguer sur le web', sans cela, le logiciel ne sera pas utilisable depuis votre ordinateur.
Ce type de logiciel ne nécessite aucune installation, de plus, il est accessible de n'importe quel poste.
C'est le cas pour Progiciel Artisan.
L'offre associée à ces logiciels est généralement de type SaaS (Software as a Service) ou 'clé en main', avec mises à jour, stockage et sauvegardes de vos données, et connexion sécurisée assurant un transfert de vos données aprés cryptage.
Plus le budget alloué à l'achat du matériel informatique sera faible, plus le risque de tomber sur un produit désastreux sera grand.
Voici un exemple d'équipement pour un tout petit budget. Lire la suite...
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